קבל הצעת מחיר לשירותי סידור הבית

סדר בעסקים קטנים - חובת השרדות / דגנית בונפיס

סדר בעסקים קטנים - חובת הישרדות

 

כל בעל עסק קטן יודע שהמילה "בוס" היא ההגדרה האחרונה שמתאימה לו. קודם הוא הפועל, המזכירה, אח"כ איש השיווק, איש המכירות, מחלק התה ורק בסוף - בוס!

 

כאיש בעל כובעים רבים ניתן לצפות שאין ביכולתו להשתלט על כל המטלות הרבות באותה מידת הצטיינות. התוצאה הראשונה היא בדרך כלל – "בלגן חוגג":

 

  • ניירת שנערמת וקוברת לצד זבל מסמכים חשובים מאוד בלתי מטופלים.
  • כמה עסקאות אפשריות כבר התפספסו בגלל שולחן מוצף דברים כך שפתקאות שעליהן נרשמו טלפונים והודעות מלקוחות פוטנציאליים הולכות לאיבוד? או בגלל פגישות שנשכחו מכיוון שלא נרשמו בצורה מסודרת?
  • קנסות בגין אי תשלום בזמן של חשבונות שקבורים בבלגן.
  • מסמכים חשובים שלא ניתן למצוא כשצריך כי אין מערכת תיוק יעילה.
  • זמן יקר מבוזבז על חיפוש דברים.
  • תסכול וייאוש שלא מאפשרים יצירתיות.
  • התעסקות תכופה ב"כיבוי שרפות" במקום עבודה עפ"י תוכנית פעולה עם מטרות ויעדים שיקדמו את העסק ויגדילו את הרווחים.

בקיצור, העסק מנהל את בעליו ולא הוא את העסק.

 

מה הפלא שבסוף יום בעל העסק תשוש אחרי שכל היום הוא עבד, איך לומר? "פול גז בניוטרל"!

 

סדר וארגון בעסק חיוניים אפילו יותר מאתר אינטרנט, מכשיר סלולארי ורואה חשבון – ללא סדר וארגון לא יוכל העסק להתקדם לשום מקום. זה לא מותרות – זה צורך קיומי.

 

יתכן שכל מה שבעל העסק צריך הוא דחיפה קדימה. מישהו שיבצע את הסדר הראשוני ויבנה מערך מתאים ויעיל אותו יוכל בעל העסק לתפעל אח"כ בעצמו על בסיס יום-יומי ובהשקעת זמן קטנה. לכן, חיוני ביותר:

 

  1. לארגן את סביבת המשרד באופן בו הדברים בהם משתמשים על בסיס יום יומי יהיו נגישים בקלות בכל עת. יתר הדברים יאוחסנו במקומות הפחות נגישים. חשוב מאוד למצוא מקום קבוע לכל דבר ולהקפיד להחזירו למקום בתום השימוש.
  2. לבחור שיטת תיוק שתתאים לנוחיות המשתמש כך שיהיה לו קל לתפעל אותה.
  3. לרכז את כל הניירת הקשורה לעסק ולמיין אותה. לזרוק מה שלא צריך ולתייק כל מה שצריך לשמור.
  4. ניירת המחייבת טיפול יש למיין לפי חשיבות ודחיפות.
  5. לארגן את המסמכים במחשב גם כן עפ"י שיטה שניתן לתפעל באופן הגיוני. לרוב תיבחר שיטה המקבילה לשיטת התיוק כדי להקל על ההתמצאות. יש לדאוג לבצע גיבויים קבועים ותכופים לחומר. אפשר ליצור במחשב מערכת של כלי עזר שונים או לרכוש תוכנות מתאימות שיקלו על ניהול העבודה השוטפת ויחסכו זמן.
  6. לבנות מערכי עבודה בעזרתם יהיה אפשר למפות את היום, השבוע החודש ואפילו השנה. מערכים אלו יכללו את מגוון המשימות שיש לבצע ואת לוחות הזמנים לביצוען. הקפדה על שמירת לוחות הזמנים תאפשר לעסוק בכל המשימות השונות הדרושות לניהול העסק ולפיתוחו ותאפשר ניהול זמן אפקטיבי.
  7. יש למצוא את השיטה הנוחה ביותר לקיים מעקב שוטף על משימות שנעשו וכאלו שיש עדיין לעשות כך שניתן יהיה לדעת בכל רגע נתון היכן אנו עומדים.

 

עכשיו, כשהכל מסודר ומאורגן, יצרתם לעצמכם שיטה וזמן לטיפול שוטף בכל תחומי העסק וזמן שיוקדש לעסוק בפיתוחו והגדלתו.

פרסום ראשון :07/01/2008 12:15:06
עדכון אחרון :25/11/2011 10:25:12
עדכונים אחרונים
חדש באחת ולתמיד - ייעוץ לפי שעה
הזמנים קשים ולא תמיד יש מספיק תקציב לתת כדי שמשהו יסדר עבורכם. אבל זה לא אומר שאתם לבד.

בייעוץ לפי שעה תקבלו עדיין את ההדרכה המקצועית הטובה ביותר כיצד תוכלו להשיג זאת לבד - בצורה המתאימה עבורכם. אתם תקבעו כמה להשקיע

סדר הוא לא מותרו